Salah satu tantangan yang dialami oleh banyak pemilik usaha kecil adalah memilih teknologi apa yang diperlukan untuk memulai bisnis yang sedang berkembang. Sistem komputer apa yang cocok? Desktop atau laptop? Apakah modelnya berbeda? Bagaimana dengan garansi? Dalam laporan singkat ini, saya akan membahas pertanyaan-pertanyaan ini terkait desktop kantor, memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang berbagai pilihan, dan beberapa bantuan umum.
Pertama, penting untuk memahami keinginan untuk melakukan standarisasi pada komponen komputer pribadi. Untuk kebutuhan servis, biaya administrasi meningkat secara eksponensial saat menangani versi komputer yang sangat berbeda. Jadi, apa pun jalan yang Anda pilih, teruslah jalani. Ini tidak berarti bahwa setiap orang di kantor Anda mendapatkan laptop atau komputer yang sama persis. Itu mungkin tidak benar (lihat di bawah). Namun, jika Anda memilih untuk memiliki desktop, pilih satu desain desktop yang cenderung masuk akal bagi semua orang. Jika Anda memilih komputer laptop, pilih desain yang sesuai dengan keinginan semua orang. Jika ada orang di organisasi yang membutuhkan perangkat keras khusus, lakukan pembelian satu kali sebagai pengecualian. Ini berlaku untuk monitor dan peralatan. Beli monitor 17″ atau 19″ untuk setiap orang–hanya satu atau yang lain. Jangan mencampur dan mencocokkan versi.
Selanjutnya, apakah Anda menginginkan laptop atau desktop? Sebelum kita mulai, ada beberapa faktor yang harus Anda ketahui: laptop jauh lebih mahal daripada desktop. Laptop juga umumnya “jauh lebih tidak mengesankan” daripada desktop. Saya mencantumkannya dalam tanda kutip karena laptop teknologi saat ini memiliki kemampuan yang jauh lebih dari cukup untuk menjalankan semua kecuali program yang paling intensif komputasi. Itu menyatakan jika kemampuan adalah yang terpenting, terutama kekuatan grafis (untuk CAD atau pengembangan perangkat lunak yang intensif grafis), desktop mungkin merupakan pilihan yang lebih baik. Keuntungan yang jelas dari laptop adalah portabilitas. Bagi tenaga penjualan, independensi hampir selalu menjadi keharusan. Ini memunculkan tempat utama dalam diskusi notebook vs. desktop: pengguna. Jika ada liburan yang disertakan, berikan karyawan tersebut komputer laptop. Jika staf (atau fungsi) terikat pada meja, atau jika data pada perangkat karyawan tersebut perlu disimpan di tempat kerja (akuntansi, keuangan, SDM) maka desktop bisa menjadi pilihan yang tepat. Terakhir, laptop cukup berguna di lingkungan tempat terdapat banyak kolaborasi dinamis.
Selanjutnya, desain laptop atau desktop seperti apa? Mungkin ide yang bagus untuk memberikan semua orang notebook 17″ yang sangat bagus untuk memutar film dan bermain game, tetapi jika itu bukan misi utama organisasi (atau tujuan penerima) maka itu tidak tepat, terlalu mahal, dan terlalu sensitif. Mari kita hadapi, peralatan kantor bisa jatuh, terbentur, dan biasanya dirawat seperti kendaraan sewaan. Meskipun biasanya tidak diperlukan untuk mendapatkan laptop yang “tangguh”, “perangkat armada” (perangkat komoditas yang dimaksudkan untuk penggunaan perusahaan) dikembangkan untuk mendapatkan lebih banyak kerusakan daripada teknik berkualitas konsumen umum yang berfokus pada multimedia. Mereka juga dirancang agar lebih mudah dirawat dan dipelihara, dua faktor penting untuk meminimalkan biaya overhead. Dell dan HP memiliki jejak mesin kelas perusahaan yang solid, seperti halnya banyak perusahaan lain. Saat Anda bersiap untuk membeli, pastikan Anda memeriksa peralatan kelas perusahaan.
Keempat, ketika membeli aset jangka panjang, seperti laptop atau komputer, seseorang harus mempertimbangkan dukungan dan layanan. Untuk komputer, hal ini ditentukan oleh garansi. Aturan praktis dalam artikel ini adalah: yakinlah bahwa laptop akan memberi Anda layanan selama 3 tahun. Dengan mengingat hal itu, pilihannya menjadi jelas: beli garansi tiga tahun. Jika Anda tidak memiliki sumber daya di rumah untuk perawatan komputer, mungkin masuk akal untuk memasukkan klausul “di tempat”. Layanan jangka panjang seperti ini biasanya lebih mahal tetapi dapat mengurangi akibat kegagalan komputer dengan mendatangkan teknisi hanya dalam waktu 24 jam, dibandingkan dengan jadwal “mengembalikannya ke produsen” selama 5-7 hari kerja.
Terakhir, masalah tentang apakah akan berinvestasi atau menyewa hampir selalu muncul. Pertama, pernyataan singkat: Saya bukan akuntan atau profesional keuangan. Setiap pemilik perusahaan memiliki masalah ekonomi yang berbeda, dan mereka harus memutuskan kemungkinan yang tepat untuknya. Seperti halnya komponen laptop, Anda ingin mengeluarkan biaya sesedikit mungkin karena setelah 3 dekade depresiasi, Anda berakhir dengan peralatan yang tidak bernilai. Meskipun peralatan tersebut mungkin tidak sesuai dengan buku teks, peralatan tersebut juga tidak memiliki nilai di pasaran. Lupakan konsep menjual peralatan lama untuk membeli perangkat baru–setelah 3 tahun industri telah berubah. Mengingat hal ini, menyewakan peralatan untuk penyedia baru–terutama untuk organisasi dengan lebih dari segelintir staf adalah ide yang bagus. Dalam skenario sewa 3 tahun, tingkat sewa termurah disarankan, karena pilihan pembelian kembali tidak menarik, sekali lagi, karena peralatan tersebut akan hampir tidak berharga setelah tiga dekade. Jadi abaikan alternatif yang menghasilkan banyak uang, dan pilih pembayaran bulanan yang paling terjangkau (seringkali sesuai nilai sektor). Saat masa sewa habis, sudah saatnya untuk melakukan peningkatan.
Melengkapi bisnis kecil baru dengan komputer mahal dan harus dilakukan dengan hati-hati. Di sini kami telah memutuskan beberapa prinsip dasar untuk membantu pemilik bisnis baru memahami alternatifnya. Untuk menilai, standarisasi pada satu sistem, dan sebanyak mungkin desain, untuk mengurangi biaya administrasi. Pilih desktop atau laptop tergantung pada jenis pekerjaan yang sedang dilakukan, dan apakah liburan diharapkan atau tidak. Saat memilih dari beberapa gaya notebook atau desktop, selalu pilih dari peralatan kelas bisnis. Saat membeli komputer untuk kantor, pastikan Anda mendapatkan garansi minimal 3 tahun, dan pertimbangkan opsi “di tempat” jika Anda kekurangan sumber daya TI di rumah. Terakhir, keputusan untuk membeli atau menyewa sangat bergantung pada keuangan bisnis, tetapi secara umum menyewa adalah pilihan yang sangat baik untuk menghindari pengeluaran uang tunai yang besar untuk peralatan yang tidak memberikan manfaat (bagi industri) setelah 3 tahun.